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Sondereigentum umfasst die Räume, die einem einzelnen Eigentümer allein gehören – typischerweise die eigene Wohnung oder Gewerbeeinheit. Gemeinschaftseigentum sind hingegen die Teile des Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinsam gehören, etwa Treppenhaus, Dach, Fassade oder Gartenanlagen. Was im Einzelnen zum Sonder- bzw. Gemeinschaftseigentum zählt, ist in der Teilungserklärung festgelegt.

Die Abrechnung erfolgt in der Regel einmal jährlich nach Ablauf des Wirtschaftsjahres. Für die Nebenkostenabrechnung bei Mietverhältnissen gilt eine gesetzliche Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bei der WEG-Jahresabrechnung wird der Termin meist im Zusammenhang mit der jährlichen Eigentümerversammlung festgelegt.

Der WEG-Verwaltervertrag kann von der Eigentümergemeinschaft durch Mehrheitsbeschluss abberufen werden; die konkrete Kündigungsfrist ergibt sich aus dem bestehenden Verwaltervertrag. Es empfiehlt sich, frühzeitig – idealerweise mehrere Monate vor dem gewünschten Wechsel – aktiv zu werden, damit die Übergabe geordnet erfolgen kann.

Eine professionelle WEG-Verwaltung ist nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, wird aber in der Praxis bei größeren Gemeinschaften dringend empfohlen, da die Aufgaben – von der Beschlussfassung über die Buchführung bis zur Instandhaltung – einen erheblichen organisatorischen und rechtlichen Aufwand bedeuten.

Zu den klassischen Aufgaben zählen die kaufmännische Verwaltung (Buchführung, Abrechnungen, Mahnwesen), die technische Betreuung (Instandhaltung, Steuerung von Handwerkern und Dienstleistern) sowie die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern, einschließlich der Organisation von Eigentümerversammlungen.